Как работает жилищная канцелярия

Без какого отдела может остановиться работа любого учреждения, будь то коммерческая или государственная структура? Конечно же, без канцелярии. Касается это и Департамента жилищной политики и жилищного фонда города Москвы, где в составе Управления по работе с обращениями создан специальный отдел. О том, чем занимаются его сотрудники, корреспондент «КР» попросил рассказать начальника отдела по работе с документами Людмилу Зазимко.

Все знает и умеет «Золушка»

– Основная задача нашего отдела – организация работы с документами, а главная функция – контроль исполнения, – говорит Людмила Алексеевна. – Это относится не только к служебной документации, в том числе поступающей из правительства Москвы, но и писем граждан. Мы отвечаем за правильность оформления документов. Потому что любое распоряжение или постановление, выпущенное столичным Департаментом жилищной политики и жилищного фонда, является его лицом, которое в свою очередь должно иметь благородный вид. То есть, именно от наших специалистов зависит выпуск любого документа, который не должен содержать в себе ошибок или помарок, должен быть правильно оформлен и подписан.

Объем работы отдела, где трудится 13 сотрудников, довольно большой. Например, в прошлом году было оформлено 80 тысяч документов, присланных по адресу: Газетный переулок, 1/12. Каждый из них прошел регистрацию в электронном виде в так называемой «Золушке» – информационной системе по обработке документов, которая действует с 1995 года. Кстати, по этой системе можно отследить судьбу письма, заявления или жалобы: когда и кем был дан ответ, на все ли заданные вопросы.

Направить в нужное русло
Довольно часто обращаются в жилищный департамент не только московские очередники, но и россияне, не имеющие московской «прописки». Они хотят узнать – имеют ли право на получение или приобретение жилья по льготным ценам на основании того, что трудятся в столице, к примеру, десять лет. Очередники желают ускорить решение жилищных вопросов и также обращаются. Много писем от предприятий, руководители которых ходатайствуют о своих сотрудниках, и от организаций, занимающихся переселением жителей из сносимых домов.

На стол к специалистам отдела попадают различные документы, начиная от тех, которые необходимы для слаженной работы всего департамента, и заканчивая обычными письмами. Здесь и распоряжения, касающиеся жилищной сферы, и документы федеральных, городских органов власти. Поступают обращения от предприятий и организаций, депутатов всех уровней, в том числе из других субъектов РФ, и даже заявления от иностранных граждан.

Именно отдел по работе с документами направляет ту или иную бумагу на рассмотрение в самостоятельные подразделения департамента или заместителям руководителя по вопросам, которые они курируют. Казалось бы, что такого, если запрос очередника попадет на стол к специалисту, который не обладает нужной информацией и не даст точный ответ? Для сотрудника канцелярии это недопустимо. В результате ошибки будет зря потрачено время, а значит, чья-то судьба останется на этот период не решенной, человеку не окажут вовремя помощь. Поэтому так важно на самом первом этапе, как только поступило письменное обращение, направить его в нужное русло. К счастью, по словам Людмилы Зазимко, случаи, когда документ уходит «не туда», бывают довольно редко.

Просим разъяснить…
В информационно-справочную службу, которая организована при отделе по работе с документами, ежедневно обращаются сотни жителей столицы. Причем вопросы задают совершенно разные: по строительству, переселению, предоставлению жилья в рамках возмездных программ, по тому, как встать на жилищный учет и так далее. При этом можно как позвонить по телефону и выяснить сразу какой-то интересующий вопрос, так и передать письменное обращение.

К примеру, в 2010 году, когда страна отмечала 65-летие Победы, в департамент обратились по вопросам улучшения жилищных условий свыше 4 500 семей ветеранов Великой Отечественной войны, вдов фронтовиков, тружеников тыла. В прошлом году число таких обращений уменьшилось почти в два раза. Зато в 2011-м прослеживалась активность многодетных семей, которые хотели бы увеличить площадь имеющегося у них жилья, чтобы все домочадцы могли чувствовать себя комфортно. Свыше 1 600 многодетных москвичей обращались в департамент за разъяснениями.

– Бывает, что к нам дозваниваются отчаявшиеся горожане, – рассказывает начальник отдела. – Всегда хочется им как-то помочь, объяснить и успокоить в рамках своей компетенции. В прошлом году одна женщина-инвалид стала заложницей обстоятельств. Это было время, когда только-только входила в практику новая система электронного документооборота. Звонившая нам была очередницей. Она уже определилась с выбором квартиры, но распоряжение по оформлению этой площади отправлялось несколько раз на доработку. В окружном управлении почему-то не решились объяснять причины задержек. Отчаявшаяся женщина уже не знала куда обращаться, чтобы прояснить судьбу своего договора. В итоге попала к нам. За время общения с ней запомнили не только ее фамилию, но и имя, отчество. Наши сотрудники узнавали ее по голосу. А когда к нам пришли документы, подписанные руководством департамента, то первым делом сообщили об этом ей.

Эта женщина оказалась весьма благодарной. И после переезда на новое место жительства она не раз звонила в отдел и тепло благодарила за помощь. Конечно, такие маленькие эпизоды приятны. Они подтверждают, что работник канцелярии должен хорошо знать не только делопроизводство, но и быть своего рода психологом.

«Мустанг» доставит вовремя
С апреля 2011 года Департамент жилищной политики и жилищного фонда города был наделен новыми полномочиями – выпуском распоряжений по предоставлению жилых площадей очередникам, что раньше входило в обязанности московских префектур. Поэтому объем работы отдела значительно увеличился. Для оптимизации этой деятельности была разработана и внедрена электронная система по выпуску документов о предоставлении жилья очередникам под названием «Мустанг». Именно в отделе по работе с документами она проходила апробацию.

– Наши специалисты занимаются делопроизводством, поэтому приходилось придумывать, как регистрировать документы в этой системе, как присваивать номер, как заверять. Многие вопросы изучали с нуля, – вспоминает Л. Зазимко.

Людмила Алексеевна работает в канцелярии департамента больше десяти лет. Хорошо помнит, как приходилось раньше буквально зарываться в огромные шкафы, где размещались тысячи карточек, в которые вносилась информация по любому обращению. С развитием компьютерных технологий многое изменилось: современные разработки позволяют с легкостью найти в тысяче дел нужный номер.

Каким же образом работает новая информационная система? К примеру, семья очередников ждала заветной квартиры долгие годы. Наконец-то их очередь подошла, они уже осмотрели квартиру, подписали свое согласие. Дальше начинается оформление всех необходимых документов. Сначала в окружном жилищном управлении готовится проект распоряжения о предоставлении площади конкретной семье. Потом он в электронном виде поступает в департамент – на Газетный. Далее проект проходит ряд согласований, в том числе с Правовым управлением, которое проверяет законность выдачи «квадратов». Если семья приобретает квартиру по программе предоставления субсидии из городского бюджета, тогда согласование проводится еще Управлением экономики и финансов. В каждом конкретном случае – свои этапы пути.

Затем документ подписывается у одного из заместителей руководителя департамента, который курирует ту или иную сферу (реализация жилищных программ, вопросы переселения). Как только подписи поставлены, распоряжение в электронном виде плюс на бумажном носителе поступает в отдел по работе с документами, где ему присваивается номер. Так документ обретает свою юридическую силу.

Просто выйди в интернет
В базе «Мустанга» уже зарегистрировано свыше 16 тысяч распоряжений по департаменту. Как считает Людмила Зазимко, с внедрением в практику электронной цифровой подписи, эта система заработает еще эффективнее, а время выхода документа сократится.

В прошлом году увеличился поток писем, приходящих на электронную почту жилищной приемной. Такое виртуальное обращение рассматривается, как и обычное письмо. Если вопрос, присланный по «электронке», не входит в компетенцию департамента, то письмо перенаправляется по принадлежности. Если же он касается жилищной тематики, то сразу отправляется в работу к специалистам.

Как отмечают сотрудники отдела по работе с документами, все больше горожан прибегают к современным способам связи. Достаточно иметь персональный компьютер и выход в интернет, чтобы задать интересующие вопросы. Ответ на них готовится, как и на обычную корреспонденцию, в течение месяца.

Рубрика: Новости Москва

RSSКомментарии (0)

Trackback URL

Оставить комментарий