Создание и обустройство нового офиса всегда сопряжено с немалыми издержками

Создание и обустройство нового офиса всегда сопряжено с немалыми издержками. Однако если подойти к этому вопросу рационально, можно не только сэкономить, но и превратить расходы в выгодные инвестиции.

Потратились
Любой компании не просто нужен офис. Главное то, каким будет результат работы сотрудников, которые в нем находятся. Мысль далеко не нова, однако большинство владельцев компаний, приступая к оборудованию офиса, стараются сэкономить по максимуму. Но экономить нужно с умом.

Как показывает опыт компании Statio Project (занимается разработкой решений для проектов коммерческой недвижимости), в проектировании хорошего офиса не существует малозначительных деталей. Более того, все детали нужно продумывать уже на самых ранних стадиях создания офиса.

Главная статья расходов при организации офиса — затраты на его строительство и оснащение. В первую очередь выбирается офисное решение — кабинетная система или open space. Если спросить сотрудников, какой из двух вариантов они предпочитают, большинство уверенно ответят, что хотят работать в кабинетах. Но по очевидным причинам создавать офис кабинетного типа нужно только тогда, когда того требует специфика деятельности компании (например, в нотариальных конторах). В остальных случаях в офисе можно и нужно использовать систему открытого пространства. Это, во-первых, снизит затраты на создание офиса, а во-вторых, повысит эффективность работы сотрудников. В правильно организованном open space оптимально используется площадь и есть возможность оперативно и с минимальными затратами что-то поменять. К тому же сотрудникам сложнее отлынивать от работы (сидящие рядом коллеги все видят) и проще взаимодействовать друг с другом.

"Мы сталкивались с проектами, когда руководители сразу говорили: нам нужен open space. Да, какое-то количество кабинетов при этом требуется, но необходимость каждого кабинета нужно обосновывать. Это правильный подход",— рассказывает генеральный директор компании Orgspace Consulting Борис Шахт.

Когда офис построен, наступает время закупать мебель. Если собственник фирмы не специалист в дизайне и эргономике (а чаще всего так и бывает) и для создания офиса не нанял специализированную управляющую компанию, то руководствоваться он будет не соображениями качества, функциональности и эргономики, а простыми и понятными каждому критериями: цена, габариты, "нравится — не нравится".

При рациональном подходе к закупке мебели можно найти недорогие, но функциональные варианты. Обустройство рабочего места с использованием таких решений сопоставимо с зарплатой среднестатистического сотрудника (1-2 тыс. евро). Мебель модного дизайна сразу увеличит ценник в два-четыре раза.

Экономия на мебели может вылиться в высокие расходы. Так, закупив дешевые кресла стоимостью до $100, уже через месяц-другой можно остаться без них, потому что они сломаются. "Самая большая статья расходов у владельцев компании может появиться именно вследствие попыток сэкономить. Снизится эффективность работы офиса. А когда сотрудники показывают низкую производительность, приходится нанимать больше персонала, чтобы получить желаемый результат. И это сопряжено с новыми расходами",— считает Борис Шахт.

Приобрели
"Здоровый сотрудник, который работает в комфортных условиях,— залог успешного бизнеса. На неудобном стуле за неудобным столом можно сниматься в рекламе лекарств от усталости или боли в спине. Но для того чтобы, день за днем хорошо делать свое дело, нужно комфортабельное эргономичное рабочее место",— считают эксперты Statio Project.

Существует четкий набор слагаемых, сумма которых позволит получить на выходе максимальный результат. Так, все рабочие места должны быть "производительными". Это означает, что при создании офиса и закупке мебели необходимо учитывать характер работы персонала. Если людям нужно действовать в команде, то не должно существовать каких-либо помех для общения. Или, например, если сотруднику в течение дня надо пользоваться разными документами, то на рабочем месте должны быть созданы условия для их хранения. "Сравните ситуацию, когда вам надо тратить усилия, чтобы преодолевать трудности, с ситуацией, когда можно полностью погрузиться в работу, потому что ничто не препятствует ее выполнению. Что более результативно? Ответ очевиден. Усилия должны быть направлены в нужное русло, а не потрачены на борьбу с трудностями",— говорит Борис Шахт.

У компании Office Solutions, которая является аккредитованным дилером Steelcase — одного из ведущих поставщиков на рынке офисной мебели, есть собственная формула обустройства эффективного рабочего места. Она состоит из трех ключевых компонентов. Первый — оптимизация площади для улучшения эксплуатационных качеств и сокращения затрат. Второй — повышение производительности труда за счет использования многофункциональной и эргономичной мебели. И третий — использование "эмоциональных" деталей "для отражения корпоративной культуры, повышения благосостояния и мотивации сотрудников". Комфорт рабочих мест влияет на лояльность сотрудников: чем она выше, тем лучше для компании, поскольку наем новых людей всегда сопряжен с дополнительными расходами.

Еще один момент, о котором необходимо помнить при создании офиса,— это стоимость будущих изменений. Если фирма активно растет и развивается, со временем меняются и рабочие процессы (расширяется штат сотрудников, появляются новые отделы, трансформируется организационная структура компании). Соответственно, рабочая среда должна "подстраиваться" под новые условия. Важно, чтобы изменения в офисе можно было производить с минимальными издержками и в максимально быстрые сроки.
Павел Поликарпов, заместитель генерального директора "Архитектурной мастерской Павла Поликарпова", считает, что лучше всего — когда собственник задумывается о потенциальных изменениях еще на стадии проектирования помещений, ведь офис должен быть мобильным. И если стены передвинуть нельзя, то с помощью мебели, к примеру, можно менять функции разных помещений.
Чтобы владелец компании не попал в ситуацию "скупой платит дважды", с первого и до последнего этапа создания офиса важно помнить о том, что рабочее пространство создается в первую очередь для сотрудников.

Рубрика: Новости Подмосковья

RSSКомментарии (0)

Trackback URL

Оставить комментарий